Om du vill att dina anställda verkligen ska intressera sig för den senaste versionen av företagshandboken, börja med att nå ut till högpresterande medarbetare för att göra den mer relevant och rolig att läsa. Det kräver en slående balans mellan policyhöjdpunkter som behöver veta och andra användbara lärresurser som talar till varumärkets röst och kultur av mångfald, rättvisa och inkludering.
Nedan, Forbes Human Resources Council medlemmar diskuterar 16 vanliga misstag HR-ledare gör – och bör undvika – om de vill att företaget ska förbli kompatibelt med anställningslagar, flexibelt och transparent med sina anställda.
Medlemmarna i Forbes Human Resources Council väger in i ämnet.
Bilder med tillstånd av enskilda medlemmar.
1. Den är övermättad med tråkigt innehåll
En personalhandbok skickas till nyanställda, men den hänvisas sällan till efter onboarding. Varför? Eftersom de ofta är övermättade med långdragna policyer som är ovälkomna och ärligt talat tråkiga att läsa. Gör intryck med din handbok genom att använda den som en plattform för att dela din varumärkesröst, samtidigt som du prioriterar utrymme för företagets värderingar, förväntningar och anställdas förmåner. – Sean Fahey, VidCruiter
2. Det går inte att markera viktig information
Ett vanligt misstag som HR gör är att tro att den dagliga anställde läser eller bryr sig om att läsa hela saken. HR måste övervinna detta misstag genom att skapa ett höjdpunktskort som betonar de viktigaste fem till sju områden som verkligen är viktiga för anställda uppdelade i anställningsfaser. Till exempel kan onboarding vara fas ett till tre, fas fyra till sex och mer. Behovet av en handbok försvinner aldrig, men metoden att kommunicera den borde. – Greg Henderson, Whirks
3. Det är inte aktuellt med utvecklande anställningslagar
Ett vanligt misstag i personalhandboken är att inte hålla den aktuell och relevant för att följa utvecklande och komplexa anställningslagar. Skapa en kalenderkadens för att granska handboken och samarbeta med en juridisk resurs. Ändringar i medarbetarhandboken bör sedan kommuniceras till organisationen och ge personalchefer all utbildning om deras ansvar för att representera organisationen. – Sherry Martin, Statsförvaltningen
4. Det är svårt att få tillgång
Ett vanligt misstag är att de inte vet var den bor! Det verkar så enkelt, men så mycket arbete går åt till att beskriva policyer och procedurer att organisationer inte tänker på den bästa platsen att placera den för enkel åtkomst. Om det är en komplicerad jakt att hitta den, kommer ingen att bry sig om att läsa den eller referera till den i tider av relevans. – Megan Leasher, Talent Plus
Forbes Human Resources Council är en inbjudningsorganisation för HR-chefer inom alla branscher. Kvalificerar jag mig?
5. Det återspeglar inte organisationens kultur
Alltför många företag fokuserar på efterlevnad och glömmer bort att göra sina handböcker till en förlängning av sin kultur! Roliga, engagerande medarbetarhandböcker kan vara ett så användbart verktyg för att orientera medarbetarna om hur du tänker och pratar om din organisation. Tryck på en liten, mångsidig kommitté av anställda som verkligen “får” företagets ton och kultur för att hjälpa till att skapa handboken. Att ha någon som skriver kotletter hjälper också! – Ursula Mead, InHerSight
6. Dess policyer existerar av felaktiga skäl
Ett vanligt misstag är att ha för många policyer som inte är relevanta. Vi bör ha relevanta policyer som skyddar verksamheten och skapar en säker arbetsmiljö, och för all del, handböcker ska finnas av alla rätta skäl. Frivola policyer som finns bara för att fylla sidor eller ha en policy bör ses över och tas bort. – Christina Hobbs, American Queen Voyages
7. Det är inte inställt för konsistens
Personalhandböcker är bindande avtal, så de bör endast innehålla policyer eller handlingssätt som företaget är beredd att konsekvent följa. Använd “kan” istället för “vilja” såvida du inte menar att du “kommer” i varje enskilt fall. Låt din advokat granska din handbok för potentiellt ansvar och betrakta den som ett levande dokument som stödjer ditt företag och dina anställda. – Courtney Pace, FedEx Employees Credit Assoc.
8. Det är inte interaktivt
Oftast ses medarbetarhandböcker som ett juridiskt dokument avsett att lära anställda hur man följer reglerna snarare än ett verktyg för att främja företagets värderingar, syfte och kultur. Det bästa sättet vi kan göra det är att göra handboken interaktiv. Snarare än att tillhandahålla en PDF, vad sägs om ett levande dokument med videor och länkar som engagerar människor i en konversation om vad kulturen är för dem? – Jessica Kriegel, Experience.com
9. Det är för begränsande
Ett vanligt misstag är att skapa en personalhandbok som en instruktionsmanual för alla tänkbara scenarion. Detta tillvägagångssätt begränsar de åtgärder som kan vidtas om situationen motiverar något annat och bristande konsekvens i praktiken orsakar juridisk risk. Skapa istället allmänna vägledande principer, täck de nödvändiga juridiska grunderna och ge flexibiliteten att fatta genomtänkta beslut. – Kelsey Griffis, Lojala
10. Det saknar anställd input
Ett av de största misstagen jag ser gjort med avseende på medarbetarhandboken är ledningens misslyckande med att involvera anställda. Att skapa en fokusgrupp av högpresterande medarbetare som också bidrar kan ge insikt om vad som är vagt, vad som saknas eller vad som behöver förtydligas. Att göra detta varje år för att förnya kommer att föra organisationer närmare sina kulturella och operativa mål. – Tiersa Smith-Hall, Hartling-gruppen
11. Den innehåller inga bilder
Några av de största misstagen är att inte inkludera några bilder. Att ha all text som innehåll lockar inte någon att vilja sitta och läsa igenom den. Att ha det online eller tillgängligt digitalt skapar en bättre upplevelse eftersom det också kan vara interaktivt till viss del. Digitalt är vägen att gå för att fånga uppmärksamheten och göra handboken meningsfull eftersom den är väldigt nyckeln till organisationen. – Heather Smith, Flimp kommunikation
12. Det är inte välkomnande och engagerande
En handbok är inte bara en förväntningsmanual. Det är en baslinje för kommunikation, kultur och värderingar. Gå bortom linsen för efterlevnad för att skapa en välkomnande guide som förkroppsligar ditt varumärkes röst. Se till att använda ett lättillgängligt språk, inkludera intressant information och håll det enkelt. Resultatet blir engagerade medarbetare som förstår och uppskattar förväntningarna från dag ett. – Sundararajan Narayanan, Virtusa
13. Det är för statiskt eller olämpligt
Arbetsvärlden utvecklas ständigt. Om din medarbetarhandbok är för statisk och inte anpassar sig till de förändringar som sker runt omkring dig, blir det mer en skuld än en tillgång. Se till att din personalhandbok inte bara är tillgänglig utan också relevant och därför en värdefull resurs. – Natalie Gleeson, LIWA Trading Enterprises LLC
14. Det är inte tillgängligt på flera plattformar
HR-handböcker är tänkta att vara tillgängliga för alla teammedlemmar, oavsett arbetsplats. I vissa fall har jag sett fall där handböcker är en pärm i en mottagning och endast är tillgängliga för vissa arbetare. Det tjugoförsta århundradets HR-utövare måste digitalisera och skapa ett dokument som är tillgängligt för flera plattformar. Om du gör det blir det enkelt och smidigt att uppdatera, vilket ökar möjligheten till engagemang. – Christal Morris, Peloton
15. Det fokuserar inte på mänsklig anslutning och inkludering
När rättvisa och kraften i mångfalden i medarbetarnätverket inte är inbäddade, ligger det primära fokus på reglerna för engagemang och koder som anställda måste följa. Fokusera istället på människors engagemang eller på den mänskliga kopplingen för att bygga bättre arbetsplatskulturer och gemenskapspartnerskap. – Chandran Fernando, Matrix360 Inc.
16. Det kräver inte automatiska signaturer
Digital bekräftelse med automatiska signaturkvitton är absolut nödvändig. Ofta förbises nyckelpolicyer som potentiellt kan påverka en persons anställning, såsom hantering av känslig data, (tänk “finstilt”) och ett brott kommer att leda till uppsägning. Avsiktliga digitala kvitton, som återspeglar bekräftelse, förstärker policykritiken. – Britton Bloch, Marinen Federal